Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Кому лучше всего поручить ведение кадрового учета? Чем грозят ошибки в учете и как можно их избежать? Что лучше — взять человека в штат или отдать работы на аутсорс? Помогаем разобраться в вопросе и составить максимально полное представление о кадровом учете.

Что такое кадровый учет и зачем он нужен?

Под кадровым учетом понимают регламентированную законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации, а также организации труда.

Кадровый учет решает целый ряд задач:

• учет численности персонала;
• определение организационной структуры;
• формирование штатного расписания;
• составление документации (должностные инструкции, трудовые договоры и т.п.);
• предоставление и оформление отпусков и больничных;
• организация командировок сотрудников;
• отслеживание фактически отработанного трудового времени.

И это только часть из огромного списка! Грамотное выстроенное кадровое делопроизводство — это не просто обязанность, а эффективный инструмент, который помогает грамотно организовать работу сотрудников и повысить ее эффективность.

Кому поручить кадровый учет предприятия?

Существует несколько вариантов. Предлагаем рассмотреть плюсы и минусы каждого из них!

Вариант ведения кадрового учета в организации	Плюсы	Минусы
Кадровый специалист в штате	Человек является специалистом.  Находится рядом с вами в офисе.	Его тоже необходимо оформлять, а значит вы тратитесь на организацию рабочего места, отпускные и больничные. Вы зависите от одного человека. А он может заболеть или внезапно решить уволиться. Трудно заранее понять компетентность и проверять работу.
Сторонний специалист по рекомендации	Если вам порекомендовали этого специалиста, значит он уже сумел заслужить чье-то доверие. Как правило, люди понимают, что на них повышенная ответственность, т.к. при плохой работе они подпортят и репутацию порекомендовавшего.	К сожалению, любые рекомендации не являются гарантом. Вы точно так же зависите от одного специалиста, как и в предыдущем случае. При любых конфликтных ситуациях вы рискуете испортить отношения с тем, кто порекомендовал специалиста.
Бухгалтер или секретарь	Не нужно тратить время на подбор кадрового специалиста. Вы уже знаете как работает сотрудник и доверяете ему. Вы сокращаете расходы, т.к. не нанимаете еще одного человека в штат.	Хороший бухгалтер или секретарь не всегда будет хорошим кадровиком. При большой загрузке специалист будет меньше времени уделять кадровому делопроизводству или своим основным обязанностям. То, что человек стал ответственным за ведение кадрового учета, не снимает с него остальных задач. В результате сотрудник все равно будет требовать прибавку.
Услуги по ведению кадрового учета от сторонней организации	Вы работаете с квалифицированными специалистами. С вами сотрудничает команда, а значит вы не зависите от одного человека. В компаниях существует несколько уровней проверок, что позволяет избежать ошибок и не требует вашего повышенного внимания. Вы не тратитесь на отпускные и больничные. Вам не нужно организовывать рабочее место.	Если вы наткнетесь на недобросовестную компанию, получите те же минусы, что и в случае с плохим работников. Специалисты не сидят у вас в офисе.

Какие обязанности возлагаются на кадрового работника?

Как штатный сотрудник, так и сторонняя компания должны будут заниматься следующим:

• документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также перевода персонала на другие штатные единицы;
• оформление трудовых книжек — внесение записей, регистрация, учет и хранение;
• учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней с внесением изменений в информационные базы;
• мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
• сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
• разработка механизма поощрения и взыскания;
• составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
• формирование трудового стажа;
• своевременный отбор документации для архива и его оформление.

Основные документы кадрового делопроизводства на 2018 г.

Документ	Нормативная база
Штатное расписание	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Должностные инструкции	ЕТКС
Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	ст. 86 ТК РФ
Инструкции по охране труда и журналы проведения инструктажа	Раздел 10 ТК РФ
Положения об оплате труда и поощрении сотрудников	Раздел 6 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ, Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые договоры	ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ
Личные карточки	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Кадровые приказы	Унифицированные формы утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Трудовые книжки	ст. 66 ТК РФ
Книга учета трудовых книжек и вкладышей	Постановление Минтруда № 69 от 2003 г.
Табель учета времени	Унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата № 1 в 2004 г.
Коллективный договор	Раздел 2 ТК РФ
Перечень должностей для которых установлен ненормированный день	ст. 101 ТК РФ
График смен для предприятий с непрерывным производством	ст. 103 ТК РФ
Договоры о полной мат. ответственности	ст. 244 ТК РФ
Положение о коммерческой или иной тайне	Соответствующие Федеральные законы
Положение об аттестациях (если они проводятся)	ст. 81 ТК РФ
Журналы регистрации приказов, справок и т. д.

Ответственность за неправильное ведение кадрового учета

Мы не будем рассматривать варианты дисциплинарной ответственности и сразу перейдем к тому, как отвечает сама организация за нарушения в кадровом делопроизводстве. Существует 2 основных типа ответственности:

• Материальная. Материальную ответственность предприятие несет в первую очередь перед нанятыми специалистами. К примеру, если после хода сотрудника трудовая книжка не была выдана в срок, с организации могут потребовать компенсацию за время, которое бывший сотрудник не мог устроиться из-за этого в другую компанию. То есть по большому счету за упущенную прибыль. 
• Уголовная. Чаще всего речь идет о неправомерном отказе в предоставлении необходимых документов, внесении в документы заведомо ложных сведений, повреждение, хищение или укрытие документов. Причем наказание может быть весьма суровым — вплоть до лишения свободы до 4-х лет. 

Сколько стоит ведение кадрового учета?

Стоимость ведения кадрового учета складывается из следующих факторов:

• конкретный перечень услуг;
• количество сотрудников;
• организация учета с нуля или ведение уже организованного учета.

Приглашаем обращаться за ведением кадрового учета к нам! Многолетний опыт позволяет нашим сотрудникам оперативно организовывать учет, понимать все особенности делопроизводства и наиболее эффективно выстраивать процессы. Вникнув в особенности вашей организации, мы предложим оптимальное решение!

С чего начать?

Начать сотрудничество очень просто — свяжитесь с нами любым удобным способом или заполните форму обратной связи, чтобы получить первичную консультацию. После того, как все моменты будут согласованы, мы заключаем договор на ведение кадрового учета и приступаем к работе.